SF Ungdom

For kontaktpersoner

 

Er du kontaktperson eller anden tillidsvalgt i den lokalforening eller i dit distrikt, er det en god idé at læse med her. På denne side kan du nemlig finde alt, hvad du skal bruge som kontaktperson (og det, du ikke kan finde her, kan du altid få fra landssekretæren (Esther Elmegaard Bæk, esther@sfu.dk)  eller den administrative medarbejder (Emilie Esmann Andersen, eea@sfu.dk). 

 

Generalforsamling 101

 

Hvad er en generalforsamling?

Generalforsamlingen er jeres afdelings eller distrikts øverste myndighed.

I skal minimum afholde generalforsamling en gang om året - og det er her i afrunder det forgangne SFU-år. Det er her man vælger eller genvælger sine tillidsfolk, det er her man fremlægger årets regnskab, laver budget for næste år og meget mere. Kort sagt er generalforsamlingen en opsamling på det år, der er gået og forberedelsen til et nyt.

Der kan desuden afholdes en ekstraordinær generalforsamling - betingelserne herfor kan I læse i jeres vedtægter.

Hvordan afholder jeg en generalforsamling?

Før generalforsamlingen

Vedtægter

Vedtægterne er jeres afdeling/distrikts love, og dem skal I overholde. For at afholde generalforsamling skal I bruge jeres afdelings eller distrikts vedtægter. Hvis I ikke har dem, kan I altid skrive til SFU's sekretariat og få de seneste vi har for jeres afdeling eller distrikt. 

Indkaldelse 

I skal huske at indkalde til generalforsamlingen i god tid! I jeres vedtægter står, hvornår I senest(!) skal indkalde til generalforsamlingen. Det er som regel mellem 2 og 4 uger inden afholdelsen. Hvis ikke indkaldelsen sker rettidigt er generalforsamlingen ikke gyldig, og derfor er beslutninger taget på generalforsamlingen det heller ikke. 

I nogle vedtægter er det udspecificeret, hvordan I skal indkalde til generalforsamlingen, men ifølge langt de fleste tilfælde er det nok at indkalde pr. mail. I forbindelse hermed skal I sikre jer at alle medlemmer af afdelingen eller distriktet er indkaldt - i kan få adgang til medlemslisten gennem medlemssystemet. Hvis du er I tvivl om, hvordan du gør det, kan du benytte denne guide.

Med indkaldelsen, skal følge et udkast til dagsordenen. I mange vedtægter er der indskrevet et udkast til dagsorden og/eller minimumskrav for dagsordenen. Nedenfor finder i et udkast til dagsorden, hvor generelle minimumskrav er markeret. HUSK også at tjekke jeres vedtægter! Samt en tjekliste, for hvad du skal huske i forbindelse med indkaldelsen

 

Årsberetning

Kontaktpersonen skal inden generalforsamlingen lave en skriftlig beretning om årets gang i afdelingen. Her skal man komme ind på: hvilket områder afdelingen har haft fokus på i løbet af året, hvilke konkrete aktiviteter og rutiner (fx ugentlige møder), der er blevet lavet i afdelingen (gerne med dato nævnt) samt hvor mange aktive, der ca. har været i forskellige perioder af året.

Beretningen skal godkendes på generalforsamlingen og efterfølgende underskrives af minimum kontaktperson, kasserer og dirigenten på mødet, eller hurtigst muligt herefter, hvorefter den underskrevne årsberetning skal indsendes til landskontoret.

Derudover skal kontaktpersonen (gerne suppleret af alle de aktive) mundtligt berette om året, der er gået. Det kan helt oplagt ske med udgangspunkt i den skriftlige årsberetning. Den mundtlige årsberetning  er en rigtig god mulighed for at sprede gejst og gøre mødet sjovt. Fortæl om jeres aktioner, kampagner, valgkampe, projekter og andet på en fed måde – brug rigtig gerne billeder, lyd og film – fx ved en fremlæggelse med powerpoint. Husk som kontaktperson at inddrage de medlemmer, der er til stede ved generalforsamlingen og ros hinanden for det seje stykke arbejde i har lagt det forgangne år. 

Regnskab og budget

Til generalforsamlingen skal kassereren aflægge et regnskab for det forgangne år. Kassereren kan få hjælp og vejledning til at lave regnskab og budget under fanen "for medlemmer" → "for kasserer", og kan altid henvende sig til landskassereren for hjælp og vejledning. Til regnskabet anbefales det at kassereren benytter sig af denne regnskabsskabelon.

Regnskabet er meget vigtigt for os centralt til at dokumentere, at jeres afdeling har været aktiv i løbet af året. Der skal være en økonomisk udvikling i afdelingen, dvs. I skal få penge ind og bruge penge i løbet af året. Regnskabet skal ligesom årsberetningen godkendes på generalforsamlingen og efterfølgende underskrives af minimum kontaktperson, kasserer og dirigenten på mødet eller hurtigst muligt herefter, hvorefter det underskrevne regnskab skal indsendes til landskontoret.

Dirigent og referent

Til en generalforsamling skal man bruge både en dirigent og en referent til henholdsvis at styre slagets gang, og sørge for at eftertiden husker og overholder de ting, generalforsamlingen har vedtaget. Dirigenten og referenten må ikke være på valg til generalforsamlingen, og derfor kan det ofte være en fordel at få nogen fra en anden afdeling til at hjælpe med det. I den forbindelse kan man altid skrive til landskontoret, så vil vi hellere end gerne hjælpe.

Som dirigent skal man kende afdelingens vedtægter, så man sikrer at generalforsamlingen overholder dem, og holde overblikket. Man skal kunne gyde olie på vandene og finde kompromiser, hvor der er behov for det. Særligt ved et kampvalg er det vigtigt, man kan sikre at alle har en god oplevelse og stemningen holdes højt. 

Som referent skal man have styr på formerne for et referat, og kunne koncentrere sig om at alt bliver nedskrevet, som det skal - så man for eftertiden ved, hvad generalforsamlingen er nået frem til. Nedenfor kan I finde referatskabelonen, inklusiv noter og tips, så I er sikre på at referatet bliver lige som det skal. Som referent skal man særligt være opmærksom på at ændringsforslags fulde ordlyd nedskrevet, hvorvidt ændringsforslag er vedtaget eller forkastet, samt at minimum kontaktperson, kasserer, dirigent og referent underskriver det samlede referat. Det underskrevne referat skal herefter sendes til landskontoret. 

Efter generalforsamlingen

Efter generalforsamlingen SKAL I huske at sende det underskrevne referat, den underskrevne beretning, det underskrevne regnskab samt de opdaterede vedtægter SFU’s landssekretær Esther Elmegaard Bæk så snart generalforsamlingen er færdig. Alle tre dokumenter skal være underskrevet af minimum kontaktpersonen, kassereren og dirigenten på mødet.

Send det enten via post til SF Ungdom, Blegdamsvej 24a, 2200 København N, Att. Esther Elmegaard Bæk eller scan det og send det pr. mail til esther@sfu.dk

Esther Elmegaard Bæk